L’Archivio Generale di CiviliaNext organizza in modo strutturato i documenti prodotti e ricevuti dall’Ente, rendendoli subito reperibili, contestualizzati e gestiti lungo tutto il loro ciclo di vita. Dalla classificazione alla fascicolazione, fino alla conservazione digitale, l’archivio diventa il punto unico di riferimento per lavorare con informazioni complete e affidabili.

L’Ente gestisce il piano di classificazione (titolario) per organizzare i documenti in modo gerarchico e uniforme. La classificazione diventa la base per strutturare l’archivio e garantire coerenza nel tempo, anche in presenza di evoluzioni organizzative. 

Permette all’Ente di creare e gestire fascicoli e sottofascicoli per raccogliere i documenti per affare, attività, persona o procedimento. In questo modo ogni pratica mantiene il proprio perimetro informativo, con una struttura chiara e condivisa tra uffici. 

L’Ente può consultare i documenti archiviati con anteprima e informazioni di contesto (fascicolo di appartenenza, proprietà e metadati). Le funzioni di caricamento e gestione supportano l’operatività quotidiana, mantenendo ordinati contenuti e informazioni descrittive.

Consente all’Ente di gestire in modo centralizzato anche il patrimonio bibliotecario e multimediale (immagini, video e altri asset digitali), in contesti come Comuni, musei e realtà analoghe. Supporta la catalogazione dei contenuti e l’organizzazione di collezioni digitali, con metadati e strumenti di ricerca pensati per semplificare le operazioni.

Permette all’Ente di associare tipologie documentarie e governare l’invio in conservazione dei fascicoli, monitorandone lo stato e gli esiti. Una gestione guidata riduce il rischio di errori e rende più semplice presidiare le scadenze e gli adempimenti.

L’Ente trova rapidamente fascicoli e documenti grazie a filtri e criteri di ricerca. Le ricerche salvate permettono di memorizzare configurazioni ricorrenti e richiamarle quando serve, velocizzando le attività più frequenti. 

Offre strumenti dedicati per supportare l’Ente nelle attività di presidio e riordino: gestione dei permessi su fascicoli e documenti, interventi massivi e controlli operativi per mantenere l’archivio coerente e accessibile nel tempo.