Segreteria, atti e protocollo

Adempiere i procedimenti amministrativi e prendere decisioni rapide, consapevoli e trasparenti

A volte la gestione degli Atti amministrativi può essere molto articolata. Può riguardare diverse funzioni, i dirigenti e i funzionari dell’Ente hanno bisogno di lavorarci a più mani, il sindaco deve poterne monitorare i tempi di gestione.
Questa complessità fa lievitare i costi e porta a perdite di efficienza, oltre ad un peggioramento della qualità dei servizi offerti ai cittadini e alle imprese del territorio.

Al contempo, l'Ente deve riuscire a gestire bene i flussi informativi che rappresentano uno dei principali punti di contatto tra l'Amministrazione e la collettività. La dematerializzazione totale dei procedimenti di protocollazione consente di risparmiare risorse importanti, che l'Ente pubblico può ridistribuire attraverso l’erogazione di servizi a maggior valore per la cittadinanza e le imprese del suo territorio.

CiviliaNext - Segreteria, atti e protocollo consente all'Ente locale, attraverso diversi moduli, di rispondere a tutte queste esigenze in modo semplice, economico e completamente digitale.

Compliance normativa

Automatizzazione dei processi di gestione documentale e di conservazione a norma. Il protocollo rispetta l'ultima normativa in materia di conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Workflow nativamente digitale

Gestione totalmente dematerializzata dell’intero ciclo di emissione degli atti amministrativi e del loro iter procedurale. Il protocollo è gestibile e assegnabile in pochi click grazie all'integrazione nativa con l'organigramma dell'Ente.

Coerenza ed efficienza

Gestione, tracciatura e storicizzazione di tutte le comunicazioni relative agli atti e dei tempi di evasione dei procedimenti. Tutte le anagrafiche di protocollo sono puntuali e costantemente aggiornate.

 

Caratteristiche tecniche di CiviliaNext - Atti amministrativi

  • Dashboard: visualizzazione sintetica e grafica delle informazioni sulle determine, le delibere, le ordinanze e il registro generale del comune
  • Organigramma integrato e workflow collaboration: controllo completo dell’intero procedimento, includendo assegnazione dell’atto e informazioni e monitoraggio provenienza funzionale dell’atto, sul funzionario che lo ha preso in carico, sui tempi con cui il procedimento è stato evaso
  • Asse del tempo: tracciatura delle decisioni passate e miglioramento nella pianificazione delle policy future
  • Modelli standard e wizard: compilazione facilitata grazie a modelli pre-configurati secondo le specifiche aree funzionali utili alle gestione degli atti amministrativi
  • Trasmissioni: gestione fluida dell’atto e invio automatico in protocollazione
 

Caratteristiche tecniche di CiviliaNext - Protocollo informatico

  • Dashboard: visualizzazione sintetica e grafica di tutti i flussi documentali dell’Ente
  • Organigramma integrato e workflow collaboration: protocollazione collegata alla struttura dell’Ente e assegnazione diretta del protocollo al funzionario dell’Ente competente
  • Modelli standard e wizard: compilazione facilitata del protocollo in entrata e in uscita e delle comunicazioni interne
  • Gestione da remoto: integrazione della firma digitale nel sistema così da abilitare la sigla dei procedimenti anche in mobilità
  • Gestione a norma: conservazione del registro giornaliero di protocollo e invio automatizzato in conservazione sostitutiva dei documenti e delle fatture dell’Ente
  • Asse del tempo: gestione univoca e storicizzata delle anagrafiche di ciascun cittadino o impresa

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