CiviliaNext Gestione Contratti è la soluzione che semplifica la gestione dell’intero ciclo di stipula di un contratto pubblico, dalla sua generazione in forma elettronica, come previsto dal Codice dei Contratti Pubblici, alla firma digitale, fino alla registrazione sul SISTER dell’Agenzia delle Entrate e all’invio in conservazione. Permette infatti all’Ente di gestire i documenti informatici secondo la normativa vigente, grazie all’integrazione con il sistema di gestione documentale.

Il sistema supporta e guida l’utente in modo intuitivo, grazie all’interfaccia costruita a step in ordine cronologico e grazie a modelli di documento e procedure preimpostate in base al tipo di contratto da gestire, limitando gli errori e velocizzando le operazioni.  

L’Ente mantiene sempre una chiara e aggiornata visione d’insieme sulle pratiche grazie all’organizzazione in base allo stato di avanzamento, filtri di ricerca e stampe di report. 

Con CiviliaNext Gestione Contratti gli Enti possono gestire diverse categorie (concessioni, convenzioni, mutui, appalti, etc…) e tipologie di contratti (appalto forniture, lavori o servizi, soggetto o non soggetto a registrazione, etc…). Queste varianti sono già precaricate a sistema e disponibili per la semplice selezione da parte dell’utente.  

L’attivazione del modulo prevede l’integrazione dell’organigramma dell’Ente, che consente una gestione semplificata dell’assegnazione e del controllo di permessi (es: visione, gestione) e responsabilità alle aree organizzative oppure ai singoli utenti (es: ufficiale rogante). È inoltre possibile definire dei parametri globali, condivisi da tutte le pratiche o sottocategorie, per assicurarne una gestione completa e puntuale e velocizzare le operazioni.  

L’Ente crea nuovi contratti in modo rapido, grazie alla disponibilità dei modelli di documenti da selezionare e personalizzare secondo le proprie esigenze, nell’editor apposito. Una volta perfezionato il documento, l’utente può salvarlo in formato .docx, convertirlo in pdf o, se necessario, eliminarlo. In alternativa, è possibile inserire un file precedentemente redatto. Con la stessa funzione, l’utente può inoltre allegare ulteriori documenti a corredo del contratto. 

Con CiviliaNext Gestione Contratti gli Enti possono gestire la stipula di contratti con persone fisiche e giuridiche e con Raggruppamenti Temporanei d’Impresa (RTI), selezionandoli attraverso una ricerca nella banca dati anagrafica di CiviliaNext o censendoli ex-novo. 

Ai sensi del nuovo Codice dei Contratti Pubblici, l’applicativo calcola di default, in modo automatico, il valore dell’imposta di bollo sulla base degli scaglioni previsti in relazione all’importo del contratto. La funzione può essere disabilitata qualora il contratto da registrare faccia riferimento a una procedura antecedente l’entrata in vigore della nuova normativa.  

A seconda dei propri permessi, gli utenti possono firmare direttamente, tramite firma digitale (PadES o CadES), i documenti senza uscire dall’applicativo. Ulteriori funzionalità specifiche consentono di verificare la validità delle firme apposte e di far autenticare il contratto firmato dalle controparti all’ufficiale rogante, nei casi, già preimpostati a sistema, in cui sia richiesto. Nell’eventualità in cui un documento debba essere firmato da una o più controparti tramite strumenti di firma esterni all’applicativo, l’utente può apporre la propria firma digitale, scaricare il documento, farlo firmare e ricaricarlo.  

È l’utente a scegliere se assegnare un numero di repertorio al documento prima o dopo la firma dello stesso: l’applicativo lo propone automaticamente nei diversi step della pratica. Per semplificare la gestione, il sistema prevede registri di repertorio separati per contratti soggetti e non soggetti a registrazione.

In caso di necessità, l’Ente può modificare o annullare pratiche già inserite e repertoriate.  

Per i contratti soggetti a registrazione, una volta completato l’inserimento delle informazioni, firmato e autenticato il documento, l’utente può procedere alla generazione automatica del plico .xml e al suo caricamento sul SISTER dell’Agenzia delle Entrate, accedendovi tramite il link diretto dall’applicativo.  
Il sistema supporta l’utente nell’eventualità di una richiesta di integrazione da parte dell’AE: una funzionalità specifica consente infatti di effettuare le aggiunte richieste e generare un nuovo plico da caricare sul SISTER.  

Ottenuta la ricevuta di registrazione, è possibile ultimare la gestione della pratica inserendo le informazioni riportate nella ricevuta stessa ed allegandola. A registrazione completata, l’utente potrà allegare ulteriori documenti (es: ricevuta di pagamento dell’AE). 

Per la protocollazione e l’invio in conservazione, l’utente è supportato dall’integrazione nativa con CiviliaNext Protocollo Informatico: direttamente dall’applicativo Gestione Contratti, è possibile protocollare in ingresso, in uscita e internamente i documenti legati a una pratica. L’utente può inoltre collegare o scollegare a una pratica un protocollo esistente o file ad esso associati e aggiungere note testuali ai protocolli collegati alle pratiche. Grazie all’integrazione con i principali provider di conservazione, l’utente può inoltre inviare documenti direttamente in conservazione.