CiviliaNext Parco Mezzi e Macchinari è il software cloud nativo che supporta gli Enti nella gestione completa della flotta di veicoli e attrezzature. Che si tratti di automezzi adibiti al trasporto di persone o di cose, oppure all’esecuzione di lavori, il sistema ne semplifica la gestione amministrativa e operativa in ogni fase, dalla richiesta di prenotazione da parte del personale fino alla manutenzione.

Ampiamente configurabile a seconda delle esigenze dell’Ente, favorisce il rispetto delle scadenze relative agli adempimenti normativi, evitando spese non previste, e il monitoraggio dei consumi e dei costi, abilitandone l’ottimizzazione. Permette di conservare lo storico di tutte le operazioni, facilitando eventuali ricostruzioni e verifiche a posteriori.

L’Ente configura tabelle di base che consentono di parametrizzare e personalizzare il funzionamento dell’applicativo in base alle proprie specifiche esigenze, a seconda della composizione della propria flotta di veicoli e macchinari. L’Ente opera così sempre su dati univoci e condivisi, velocizza le operazioni e si assicura l’accuratezza delle informazioni, evitando errori, disallineamenti e inserimenti ripetuti degli stessi dati.

È possibile definire le informazioni di base relative ad aspetti come le tipologie di mezzi (auto, furgone, muletto, ecc), di alimentazione (benzina, gasolio, elettricità, ecc), di consumo (km, ore, ecc), di controllo (normativo, di routine, ecc), di intervento (carrozzeria, motore, ecc), di pagamento (pedaggio, multa, ecc) e metodo di pagamento (carta di credito, bonifico bancario, ecc).

Il sistema permette all’Ente di costruire un archivio centralizzato della flotta di mezzi e macchinari, catalogandone tutte le informazioni rilevanti. Con appositi campi obbligatori e facoltativi, l’utente è guidato nella compilazione, così da assicurare l’accuratezza e la completezza dei dati che il sistema ripropone automaticamente in tutte le fasi di gestione, velocizzando le operazioni.

A ciascun veicolo o attrezzatura censita, è possibile associare informazioni aggiuntive al fine di ottenere una visione sempre completa e aggiornata dell’utilizzo di un mezzo e delle sue esigenze di manutenzione: è infatti possibile gestire e collegare dati sui controlli da effettuare, sulle spese, sui consumi, sulle assegnazioni, sia a livello di luogo che di persone, e sugli interventi di manutenzione o riparazione effettuati o in corso.

In ogni momento, è inoltre possibile generare un report completo o parziale, con le informazioni prescelte, di uno o più mezzi o macchinari e monitorare le scadenze.

Il sistema supporta anche la prenotazione dei mezzi e macchinari da parte del personale dell’Ente: l’utente è guidato nella richiesta attraverso una maschera semplice e intuitiva che, grazie campi obbligatori e facoltativi, assicura la compilazione delle informazioni necessarie per mantenere sempre il pieno controllo sul veicolo (o macchinario), dal guidatore, ai passeggeri, alla destinazione fino alle date di utilizzo.

Un’apposita sezione consente agli utenti amministratori di gestire le richieste di prenotazione e registrarne le operazioni (es: consegna, ritiro).

Per velocizzare e semplificare le operazioni amministrative di manutenzione ed eventuale riparazione dei veicoli o macchinari e mantenerne sempre il pieno controllo, l’Ente può catalogare le officine autorizzate a operare sul proprio parco, associandole anche singolarmente a ciascun mezzo e/o macchinario.

Supporta l’Ente nel monitoraggio di tutti gli aspetti soggetti a scadenza relativi alla gestione di veicoli o macchinari, favorendo puntualità ed efficienza sia nell’adempimento di obblighi di legge (es: rinnovo revisione, bollo), sia nelle attività di manutenzione ordinaria (es: tagliando).

L’utente può personalizzare ciascuna notifica, definendone i parametri temporali e le modalità di ricezione (alert di sistema e/o e-mail), direttamente dalle maschere di gestione dell’applicativo. Ad esempio, i promemoria per i controlli da effettuare saranno definiti direttamente all’interno della sezione “controlli”, e il sistema li assocerà automaticamente allo scadenzario.

L’Ente può facilmente individuare opportunità di ottimizzazione, analizzando e confrontando dati su consumi e altri indicatori chiave, creando report personalizzati in base al periodo e alla tipologia di mezzo o macchinario.