L’ASP Sant’Alessio Margherita di Savoia è una storica istituzione che, dalla seconda metà dell’Ottocento, realizza attività volte all’autonomia e all’inclusione sociale dei ciechi e degli ipovedenti, nei settori della salute, dell’educazione, dell’occupazione e dei servizi sociali.
Fino al 2018, l’azienda non disponeva di moderni strumenti per la gestione del protocollo, degli atti amministrativi e per la trasparenza. Questo comportava un modo di lavorare estremamente farraginoso, completamente basato su azioni manuali e su documenti cartacei: gli impatti negativi erano molteplici, dalla lentezza e mancanza di tracciabilità e trasparenza dei processi, alla maggiore possibilità di errori e imprecisioni, fino al maggiore spreco di carta. Anche l’accessibilità non era garantita.
Per superare questi limiti, l’ASP ha scelto CiviliaNext fra altre 9 soluzioni esaminate.
Come spiega il Direttore Generale dell’ASP, Antonio Organtini, cieco assoluto, l’aspetto dell’accessibilità è stato determinante nella scelta di CiviliaNext, in quanto ne rispettava i requisiti. L’esigenza era quella di garantire agli operatori ipovedenti e ciechi della struttura una piena integrazione sociale e lavorativa, permettendo loro di operare in modo autonomo sul sistema, senza mediazioni.
“CiviliaNext mi consente l’esercizio del potere di delega. Avere una contezza, un’accessibilità diretta alle informazioni, senza mediazioni, è quella garanzia di autonomia che è alla base dell’accessibilità. Poter accedere a tutti i protocolli gestiti dalle unità mi garantisce sempre una visione globale di tutte le attività che facciamo” afferma il Direttore Organtini nell'intervista.
Come spiega Marzia Bianchini, Referente U.O. Affari Legali, URP, Prevenzione Corruzione e Gestione Documentale, l’adozione di CiviliaNext per il protocollo informatico e gli atti amministrativi ha permesso all’ufficio di evolvere verso la gestione documentale completa e in linea con la normativa in materia.
L’ASP ha inoltre beneficiato della possibilità di costruire dei processi interamente digitali personalizzati sulla base delle proprie esigenze: così ha semplificato e reso completamente monitorabile l’iter di creazione, approvazione e pubblicazione sul sito istituzionale delle determine dirigenziali e delle delibere consiliari.
Matteo Fioramanti, Referente U.O. Information & Communication Technology e Innovazione Digitale, racconta invece come il sistema SaaS abbia portato significativi benefici all’azienda, in termini di sicurezza e di operatività quotidiana: l’ASP beneficia infatti di tutte le solide misure di sicurezza di CiviliaNext senza la necessità di doversene occupare direttamente, a differenza di prima, quando i sistemi erano installati presso server locali.
CiviliaNext ha inoltre facilitato le attività degli utenti nel quotidiano in molti modi: dal login unico per tutte le funzioni e più sicuro grazie autenticazione multi-fattore, alla possibilità di continuare tutt’ora a sfruttare il lavoro agile, fino alla decentralizzazione delle responsabilità grazie alla firma digitale e all'assegnazione dei protocolli.
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