Il Comune di Cuneo gestisce un ampio patrimonio di impianti sportivi comunali, circa 70 strutture di cui 22 outdoor e 47 indoor, tra palestre, campi da calcio o da atletica e palazzetti, che vengono utilizzati quotidianamente da associazioni sportive, scuole, enti territoriali e cittadini.

Nel corso degli anni, la complessità organizzativa e gestionale è cresciuta in modo significativo, rendendo necessari interventi di efficientamento: le richieste telefoniche si sono moltiplicate, così come la necessità di fornire informazioni dettagliate e tempestive, gestire una mole di documentazione cartacea e digitale, tutti i flussi di pagamento e coordinare attività operative fondamentali come le pulizie, il riscaldamento, la manutenzione periodica degli impianti.

Il modello tradizionale, basato su un forte presidio degli uffici comunali e su operazioni manuali, era già stato superato con una prima generazione di soluzione digitale, che comunque non riusciva, a causa della frammentazione dei processi, a garantire rapidità nelle risposte, trasparenza nelle procedure e chiarezza per l’utenza, causando spesso rallentamenti e difficoltà sia per l’Amministrazione sia per chi usufruiva delle strutture.

Il Comune ha investito nella semplificazione dell’intero processo di gestione degli impianti sportivi in chiave digitale, coinvolgendo i numerosi attori del territorio. Il percorso è partito da un’analisi approfondita delle esigenze dell’utenza e dello stato dell’arte della gestione dell’intero procedimento.

Con il nostro supporto, l’Ente ha lavorato all’omogeneizzazione dei regolamenti e all’introduzione di servizi online integrati sul proprio portale istituzionale: una vetrina online, chiara e accessibile a tutti, di presentazione delle strutture disponibili, autenticazione al sito tramite SPID e CIE, modulistica interamente digitale, pagamenti con pagoPA con approvazione e riconciliazione automatiche. Il sistema assicura anche la possibilità di inviare messaggi automatici all'utenza, favorendo così chiarezza e trasparenza. 

I benefici sono stati immediati ed estremamente concreti: le telefonate verso l’ufficio dedicato del Comune sono state azzerate, a dimostrazione della semplicità di fruizione da parte dell’utenza.

Con questo sistema, il Comune ha gestito in un anno oltre 1.700 richieste e garantito la fruizione degli impianti per quasi 67.000 ore, con introiti che contribuiscono a coprire parte dei costi di gestione.

Un esempio concreto di come la digitalizzazione, se intesa come ripensamento e semplificazione dei processi, migliori davvero l’organizzazione degli Enti e la qualità dei servizi ai cittadini.