ANSC: come cambieranno gli uffici di stato civile nei Comuni italiani?

Come la digitalizzazione migliorerà la gestione degli atti di stato civile e i relativi servizi ai cittadini

 

Il progetto dell'Archivio Nazionale dei registri di Stato Civile (ANSC) rappresenta un nuovo passo significativo verso la digitalizzazione e l'innovazione della Pubblica Amministrazione locale italiana. In particolare, l’obiettivo è quello di modernizzare la gestione degli uffici di Stato Civile dei Comuni, tra i meno coinvolti fino a oggi nel processo di transizione al digitale: quest’area funzionale delle nostre amministrazioni si regge ancora su un sistema archivistico cartaceo, la cui più recente innovazione era stata il passaggio dal formato A3 ad A4 per la stampa degli atti.

ANSC mira, dunque, a trasformare radicalmente il modo in cui i dati di stato civile vengono raccolti, gestiti e conservati, promuovendo un'efficienza operativa senza precedenti e garantendo al contempo una maggiore sicurezza e riservatezza delle informazioni. Questa transizione, che implica una serie di modifiche normative, tecniche e operative, consentirà di semplificare i processi burocratici, migliorare la qualità e la facilità d’accesso ai servizi e ridurre i tempi di attesa per i cittadini.

 

Il progetto

ANSC si ispira fortemente all'ANPR, che ha già dimostrato i benefici di un database nazionale per la gestione delle informazioni anagrafiche della popolazione. Analogamente, l'ANSC si propone di creare un unico archivio digitale centralizzato che includa tutti gli atti di stato civile (cittadinanza, nascita, matrimonio, unione civile, morte), superando le limitazioni legate alla gestione degli atti cartacei nonché all'utilizzo di archivi digitali contenenti soltanto dati locali. Il decreto stabilisce infatti la completa dematerializzazione degli atti, eliminando per i Comuni, fin dal momento dell’adesione al sistema, la necessità di gestire documenti cartacei.

L’integrazione di ANSC con ANPR è certamente uno degli aspetti che più porteranno un impatto positivo in termini di semplificazione ed efficienza: questa piena interoperabilità, infatti, estenderà le funzionalità dell’ANPR e migliorerà la condivisione di informazioni tra diversi Enti e uffici pubblici. Questo include l'automatizzazione della comunicazione tra i Comuni, la gestione centralizzata delle firme digitali e della conservazione degli atti digitali.

 

La collaborazione tra il Dipartimento per la trasformazione digitale, Sogei, diverse software house, tra cui noi di Deda Next, e gli Enti sperimentatori ha permesso di tracciare le linee guida per una gestione efficace dell'archivio, anticipando le sue implicazioni normative, tecniche e operative.

 

L'impatto sui Comuni

Come accennato, l'adesione all'archivio nazionale richiederà ai Comuni una revisione delle procedure e dell’organizzazione degli uffici di stato civile: si passerà dalla produzione di atti cartacei alla gestione completamente digitale di documenti, annotazioni e allegati. Il processo è comunque stato semplificato e non richiederà la migrazione dei dati esistenti: i Comuni potranno chiudere i registri cartacei e passare direttamente alla gestione digitale.

Sarà richiesto di sottoscrivere un accordo con la Prefettura in merito alla data di formale dismissione della gestione dei registri stampati. Da quel momento, tutti i nuovi atti verranno prodotti e gestiti digitalmente: solo per alcuni procedimenti, quali le pubblicazioni di matrimonio e le pratiche funerarie, non è prevista al momento l'integrazione in ANSC; per questi, dunque, si manterrà necessariamente la gestione sulla sola applicazione locale.

 

Aspetti tecnici

I servizi ANSC saranno erogati dal Ministero dell'Interno attraverso la piattaforma sviluppata da Sogei e il coordinamento del progetto è in capo al Dipartimento per la trasformazione digitale. La base tecnologica dell'ANSC si fonda sull’integrazione dei gestionali in uso presso i Comuni con la web application centrale di Sogei: questo consentirà agli operatori comunali di non stravolgere le proprie modalità di lavoro, anche se questo dipende molto dalle scelte del proprio partner tecnologico. Noi di Deda Next abbiamo scelto, per gli utenti di CiviliaNext Stato Civile, di garantire la massima continuità possibile, limitando al minino le modifiche ai processi già conosciuti dagli utenti, senza intaccarne l’efficienza.

Dal proprio gestionale integrato con ANSC, gli ufficiali di stato civile potranno gestire l’intero ciclo degli atti, dalla loro formazione, all'apposizione di annotazioni, alla certificazione, senza dover effettuare un login specifico alla web application. L’integrazione sincrona garantirà la piena congruità dei dati, eliminando la possibilità di disallineamenti e ritardi. Per facilitare la gestione e la ricerca dei documenti all'interno dell'archivio digitale, a ogni atto sarà assegnato un identificativo nazionale unico. 

 

Un elemento chiave nella strategia tecnologica dell'ANSC è rappresentato dall'adozione di misure di sicurezza avanzate, tra cui l'impiego di certificati di postazione e di one-time password (OTP) per l'accesso ai servizi. Questo approccio garantisce che solo gli utenti autorizzati possano operare sull'archivio, riducendo significativamente il rischio di accessi non autorizzati o di fughe di dati. La piattaforma, inoltre, è stata progettata per essere accessibile agli utenti previamente autorizzati attraverso la consolle di gestione dell'ANPR, assicurando una gestione integrata e sicura degli accessi.

 

Comunicazioni tra Comuni

L’ANSC faciliterà la cooperazione tra Comuni: le comunicazioni e le notifiche tra uffici di stato civile di diversi Enti, necessarie in caso di eventi quali matrimoni o morti che coinvolgono cittadini residenti in comuni diversi, verranno gestite automaticamente, riducendo in modo significativo il carico di lavoro amministrativo e accelerando i tempi.

 

Il rapporto con i cittadini

L'ANSC migliorerà notevolmente anche l'interazione tra l'ufficio di stato civile e i cittadini, che potranno infatti, così come già accade per l’anagrafe, accedere ai servizi online nazionali e richiedere certificati ed estratti senza recarsi fisicamente in Comune. Gli atti formati nel nuovo ambiente ANSC potranno essere sottoscritti dai cittadini dichiaranti identificandosi tramite la propria identità digitale SPID o CIE. Alternativamente, per casi particolari o per coloro che fossero sprovvisti di identità digitale, sarà sempre possibile apporre la propria firma autografa.

 

Sperimentazione, modalità di adesione e finanziamenti

L’introduzione dell’ANSC avrà una portata trasformativa rilevante per i Comuni: per questo motivo, l’introduzione per tutti gli Enti è preceduta da una sperimentazione. Vale la pena di ribadire che, rispetto all’ANPR, l’adesione al sistema ANSC da parte dei Comuni si configura come un processo semplificato: come già accennato, infatti, non è richiesta la migrazione dei dati dell’archivio locale.

La prima fase di test di adesione controllata all’archivio nazionale ha coinvolto nove Comuni pilota e permetterà, una volta completata, a tutti i soggetti coinvolti, di aver acquisito sufficiente esperienza e preparazione per accompagnare una transizione più fluida per tutti i quasi 8 mila Enti locali italiani. Il Comune di Grottaferrata, tra gli sperimentatori, ha completato insieme a noi di Deda Next l’adesione a dicembre 2023, diventando uno dei primi Comuni in Italia a produrre gli atti di stato civile in maniera completamente digitale. 

Il Dipartimento per la Trasformazione Digitale ha inoltre inserito il progetto ANSC nel più ampio quadro di finanziamenti del PNRR, a dimostrazione dell’importanza strategica che il governo attribuisce alla digitalizzazione dei servizi pubblici. Le informazioni pubblicate e disponibili al momento della scrittura di questo articolo sono riportate nel testo del decreto 19/2023 – PNC, che prevedeva l’erogazione del contributo solo ai Comuni che avessero completato le attività entro il 31 dicembre 2023. Non avendo il Team Digitale diffuso ulteriori indicazioni, appare realistico attendersi nuove indicazioni in merito, anche perché formalmente non è ancora stata dichiarata conclusa la sperimentazione. Al contrario, è in valutazione l'ipotesi di estendere a nuovi Comuni sperimentatori l'ingresso in ANSC secondo la formula dell'esercizio controllato.

La transizione all'ANSC, per la sua importante portata trasformativa, non è priva di sfide: sarà necessario investire sulla formazione degli operatori degli uffici di stato civile, adeguare i sistemi gestionali che i Comuni utilizzano e accompagnare gli Enti in questo percorso. 

Noi di Deda Next, con CiviliaNext Stato Civile abbiamo fatto la precisa scelta di accompagnare gli operatori in modo fluido in questa transizione, senza rivoluzionare il loro modo di lavorare. Con un primo webinar informativo dal titolo “ANSC: il nuovo stato civile. Cosa cambia con il decreto 18 ottobre 2022”, abbiamo condiviso fin da subito con i Comuni i dettagli del progetto, della sperimentazione che ci vede coinvolti e l’evoluzione che interesserà CiviliaNext.

Siamo pronti ad affrontare questa nuova sfida d’innovazione e miglioramento concreto insieme ai Comuni italiani!


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